紙の書類をスマホで撮ってPDFで提出するコツ
紙の書類をスマホで撮ってPDFにするとき、読みにくいと差し戻される原因は撮り方と並べ方にあります。影と傾きを減らす撮影のコツ、ページ順とファイル名の整え方、提出前に見る5か所をまとめました。
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この記事の要点
- 読めない原因の多くは影と傾きにある
- 光源に背を向けず、横から光を当てる
- 撮る前にページ順を紙の状態で決めておく
- ファイル名の数字は2桁でそろえる
- 提出前は隅・文字・向き・順番・容量を見る
目次
紙で受け取った書類を「PDFにして送ってください」と言われる場面が増えました。 専用のスキャナがなくても、スマートフォンのカメラで代わりになります。
ただ、撮ってそのまま送ると「読めないので撮り直してください」と返ってくることがあります。 返ってくる理由はだいたい決まっていて、撮り方と並べ方を少し変えるだけで防げます。
差し戻される原因は「影」と「傾き」に集中する
読めない写真を見比べると、原因は2つに絞られます。 自分の手や体が作った影と、紙が斜めに写ったことによる文字のゆがみです。
影は、真上から撮ろうとして体が照明との間に入ると必ずできます。 傾きは、紙の端に合わせずに文字だけを見て構えたときに出ます。
ピンボケは意外と少数派です。 最近のカメラは自動で合わせてくれるので、明るささえ足りていれば大きく外れません。
影と傾きを減らす撮り方
順番に整えると、撮り直しがほぼ無くなります。
- 紙を平らな机に置き、折り目を手で伸ばす
- 窓や照明が横に来る位置に立つ（背にしない）
- 紙の四辺が画面の四辺と平行になるまで角度を直す
- 紙の外側が少し写るくらいまで寄る
- 明るさを少し下げて、白い紙が飛ばないようにする
2番が影対策、3番が傾き対策です。 光源を背にすると自分の影が紙に落ちるので、横から当てるのが基本になります。
紙が大きくて1枚に収まらないときは、無理に引かず2枚に分けます。 文字が小さくなるより、枚数が増えるほうが読み手には親切です。
撮る前にページ順を決めておく
撮った後に並べ替えるより、撮る前に紙を順番どおり重ねるほうが早く終わります。 紙をめくりながら1枚ずつ撮れば、写真の並びがそのままページ順になります。
両面に印刷された書類は、表・裏・表・裏の順で撮ります。 裏面が白紙のときは飛ばして構いませんが、提出先が「全ページ」と指定していないか確かめてください。
順番が崩れてしまったときは、写真アプリで並べ替えるより、PDFにまとめる段階で直すほうが確実です。 並べ替えの操作は画像PDF変換ツールの一覧でも行えます。
ファイル名の数字は2桁でそろえる
撮った写真を自分でリネームするなら、連番は2桁にします。
1, 2, ... 10 のままだと、多くの環境で 1, 10, 2 の順に並びます。
- 悪い例:
shorui-1.jpg/shorui-10.jpg/shorui-2.jpg - 良い例:
shorui-01.jpg/shorui-02.jpg/shorui-10.jpg
日本語のファイル名も使えますが、提出先の環境によっては文字化けすることがあります。 半角の英数字にしておくと、開けなかったという連絡を減らせます。
1つのPDFにまとめるときの用紙と余白
提出先から用紙サイズの指定があれば、それに合わせます。 指定がなければA4を選んでおくと、相手が印刷するときに困りません。
余白は10mm前後を目安にします。 綴じて保管される書類なら、15mmほど取ると穴あけの位置に文字がかかりません。
1ページに複数枚を並べる設定は、書類には向きません。 文字が小さくなって読みにくくなるので、書類は1ページ1枚のままにしてください。 記録写真のように文字を含まないものだけ、2枚や4枚に寄せます。
まとめる操作そのものは画像PDF変換ツールで完結します。 写真を選んで用紙と余白を決め、保存を押すだけです。
提出前に見る5か所
送る直前に、できあがったPDFを開いて次の5点を確かめます。
- 隅: 紙の四隅が切れていないか
- 文字: いちばん小さい文字が読めるか
- 向き: 横倒しのページがないか
- 順番: ページ番号どおりに並んでいるか
- 容量: 添付できる大きさに収まっているか
3つ目は特に見落としがちです。 写真アプリでは正しく見えていても、変換の仕方によってはPDFの中だけ倒れることがあります。
5つ目でひっかかったときは、写真を小さくしてから作り直します。 画像リサイズツールで長辺を2000px程度に縮めるだけでも、容量はかなり下がります。
写った個人情報にも目を通す
書類には、提出先に不要な情報が写り込んでいることがあります。 机の上に置いた別の紙や、名前の入った封筒が端に入っていないか確かめてください。
隠したい部分があるときは、写真の段階で顔・ナンバーぼかしツールを使って塗りつぶします。 PDFにしてから隠すより、元の画像を直すほうが確実です。
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