名簿の差し込みで名前が置き換わらない6つの原因と見分け方

名簿とテンプレートを用意して差し込んだのに、{{ふりがな}} がそのまま残っている。名前だけは入ったのに、ふりがなだけ入らない。

原因はたいてい照合のしかたにあります。項目名と見出しは、文字がぴったり同じときにしか結ばれません。

この記事では、置き換わらない理由を6つの型に分け、それぞれの見分け方を示します。

置き換わらなかったことは、件数で分かる

まず確かめるのは、置き換えが何か所で起きたかです。

テンプレートに2か所書いたのに「差し込んだ箇所 1 か所」と出ていれば、1つは結ばれていません。

差し込みテキスト作成ツールは、結ばれなかった項目を空にせず、書いたままの形で残します。空にすると「（）」だけが残り、読めてしまうので見落とすからです。

照合は完全一致。落とすのは前後の空白だけ

項目名と見出しは、1文字でも違えば別物として扱われます。

例外は見出しの前後の空白だけです。「 名前 」は「名前」として扱うので、表計算ソフトの列にうっかり空白が入っていても結ばれます。

見た目が似ていても別物になる3つの違い

目で見て気づきにくいのが次の3つです。どれも別の見出しとして扱われます。

型	テンプレート	表の見出し	結果
途中の空白	{{ふりがな}}	ふり がな	結ばれない
英字の大小	{{Name}}	name	結ばれない
全角と半角	{{No.}}	Ｎｏ．	結ばれない

全角と半角の違いは画面では気づけないことがあります。表の見出しをコピーして、テンプレート側に貼り直すのがいちばん確実です。

波かっこの数が違うと、1か所も置き換わらない

1か所も置き換わっていないときは、項目名ではなく書き方を疑ってください。

差し込む場所の書き方には {{項目}} と {項目} の2通りがあります。ツールがどちらで読むかは設定で決まります。

{名前} と書いたテンプレートを二重の波かっこで読ませると、差し込む場所が1つも見つかりません。

このとき文面は人数分できます。中身が全部同じなので、気づかず配ってしまう形になります。

「差し込んだ箇所 0 か所」と「表の見出しを1つも使っていない」が同時に出たら、この型です。

同じ見出しが2列あると、右の列は使われない

名簿を継ぎ足していくと、同じ見出しの列が2つできることがあります。

このとき差し込まれるのはいちばん左の列です。右の列の値は使われません。

置き換わってはいるのに中身が思ったものと違う、という形で現れます。通知に列番号が出るので、どちらが使われたか確かめられます。

セルの中の改行は、囲まないと行が増える

セルの中に改行がある名簿を貼ると、貼り付けた文字の上では1件が2行に見えます。

そのまま読むと行数が増え、増えた行は列の数が足りません。

2件のつもりが3件になり、3行目の「備考」が空欄になります。

直し方は、改行を含むセルを二重引用符で囲むことです。山田,"1行目 と 2行目" のように囲むと、2件に戻ります。

直ったかどうかは「差し込んだ箇所」で確かめる

手を入れたあとは、もう一度この数字を見てください。

テンプレートに書いた場所の数 × 行数が「差し込んだ箇所」と一致すれば、すべて結ばれています。

たとえば4か所書いた文面を3行に差し込むなら、12か所になるはずです。11か所なら、まだ1つ結ばれていません。

見分けの順番

上から順に確かめると早く切り分けられます。

1. 差し込んだ箇所が0か所 → 波かっこの数を疑う
2. 一部だけ残っている → 通知に出た項目名と見出しを見比べる
3. 見比べて同じに見える → 途中の空白・英字の大小・全角半角を疑う
4. 置き換わったが中身が違う → 見出しの重複を疑う
5. 件数が名簿より多い → セルの中の改行を疑う

名簿の側を先に整えたいときは表記ゆれチェッカーや全角・半角変換が使えます。

不要な行を落としてから差し込むなら行抽出・行フィルタツールに通してください。