住所録の表記揺れを一括で直す5つの手順

何年か使い回した住所録は、入力した人と時期の数だけ書き方が割れています。 見た目は同じでも、機械にとっては別の文字列なので、並べ替えも重複チェックも当てになりません。

この記事では、住所録に起きる揺れを5種類に分けます。 そのうえで、直す順番と、それぞれをどの道具で片づけるかを示します。

住所録の揺れは5種類に分けられる

#	揺れの内容	例
1	数字・英字の全角と半角	１２３ と 123
2	番地の区切り記号	1-2-3 と 1ー2ー3 と 1－2－3
3	姓と名のあいだの空白	山田 太郎 と 山田　太郎 と 山田太郎
4	フリガナの仮名の種類	やまだ と ヤマダ と ﾔﾏﾀﾞ
5	同じ相手の行が2つある	旧住所の行が残っている

1〜3は「文字の幅」の話です。 4は「仮名の種類」の話で、5は「行の重複」の話になります。

似て見えても原因の層が違うので、道具も分かれます。 この区別を最初に押さえておくと、作業の見通しがよくなります。

直す順番を変えると二度手間になる

結論から書くと、番号の順に上から片づけるのが最短です。 理由は、あとの工程が前の工程の結果に依存しているからです。

たとえば重複チェックを最初にやると、山田 太郎 と 山田　太郎 は別人として残ります。 表記をそろえてから重複を見れば、同じ行として並びます。

同じ理屈で、空白の整理より先に全角と半角をそろえます。 全角空白のまま半角空白だけを削ると、片方だけが消えて余計にちぐはぐになります。

揺れ1・2: 数字と記号の幅をそろえる

住所欄で最初に目につくのは、数字の幅です。 １丁目 と 1丁目 が混ざると、番地順の並べ替えが効きません。

番地の区切りも要注意です。 半角ハイフン、全角ハイフン、長音符の3つが混ざりやすく、見た目ではほぼ区別がつきません。

全角⇔半角変換に住所の列をまとめて貼り、半角へ寄せてください。 このとき「英数字だけ」「記号だけ」と対象を選べるので、丁目や番地の表記だけを動かせます。

長音符と全角ハイフンの取り違えは、幅の変換だけでは直りません。 残った分はテキスト置換ツールで、記号を1種類に決めて置き換えます。

揺れ3: 姓と名のあいだの空白を決める

名前の欄は、空白の入れ方が人によって割れます。 全角空白、半角空白、空白なしの3通りが同居しがちです。

差し込み印刷の宛名としてはどれでも読めます。 ただし、並べ替えや検索では別の文字列として扱われます。

先に幅をそろえておけば、残るのは「空白を入れるか入れないか」の1択です。 どちらかに決めて、テキスト置換で統一してください。

揺れ4: フリガナは幅ではなく種類の問題

フリガナ欄は、幅の変換だけでは片づきません。 ヤマダ と やまだ は、幅ではなく仮名の種類が違うからです。

ここで使うのがひらがな⇔カタカナ変換です。 フリガナの列を貼り付けて方向を選べば、半角カナが混ざっていても1回でそろいます。

古い名簿にありがちな ﾔﾏﾀﾞ のような半角カナも、全角に寄せたうえで変換されます。 半角の濁点が別の記号として残らない点も、あとの並べ替えで効いてきます。

住所欄と違い、フリガナは「カタカナに寄せる」のが定番です。 読み順の並べ替えを想定するなら、片方に決めておくと迷いが減ります。

揺れ5: 重複行はいちばん最後に見る

表記がそろって初めて、重複の判定が信用できるようになります。 重複行削除ツールに名前の列を貼れば、同じ行がまとまります。

引っ越しで住所だけが変わった相手は、名前が同じでも住所が違います。 この場合は自動でまとめず、目で見てどちらを残すか決めてください。

重複を消す前に、元のファイルは別名で残しておくのが安全です。 消してしまった行は、あとから見つけるのが難しくなります。

直したあとに確かめること

作業が終わったら、次の3点だけ目視で確かめます。

• 番地の区切り記号が1種類になっているか
• フリガナがすべて同じ種類になっているか
• 行数が想定どおりに減っているか

行数だけは、思わぬ削れ方をしていないかの手がかりになります。 減りすぎているときは、重複の判定条件を見直してください。

関連ツール

• 全角⇔半角変換：数字・記号・カナの幅をそろえる
• ひらがな⇔カタカナ変換：フリガナの種類をそろえる
• テキスト置換ツール：記号や空白を1種類に決める
• 重複行削除ツール：そろえたあとの重複をまとめる

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